テキストデータの請求を受けた際の文例を現代書館よりご提供いただきました。
こちらよりダウンロードし、ひな形として適宜アレンジしてお使いください。

問い合わせ元によって、いくつかのパターンがあります。
回答サンプルは以下の通りです。

1. 請求時の一次対応
   ※障害当事者の場合は２．または３．へ
   　図書館の場合は４．または５．へ
   　一般読者向け（提供対象外）の場合は６．へ
2. 障害当事者向け：テキストデータをご希望の場合
3. 障害当事者向け：CD（メディア）をご希望の場合
4. 図書館向け：初めて請求があった場合
5. 図書館向け
6. 一般読者向け